La regla 80/20 y aportes de nuestra Familia EEE

La regla 80/20 en excel

Con base en correo enviado el Martes pasado Nov. 4-2014 en el cual se hablaba de la importancia de conocer y aplicar la regla 80/20 (Ley de Pareto) en el cual se compartió la siguiente información a toda la familia de Especialistas en Excel referente a este tema, adicional algunos miembros de nuestra familia realizaron importantes aportes a esta excelente temática que nos permite ser más productivos, no solo en Excel, sino en el día a día de todo lo que hacemos.

Que disfrutes este artículo y los aportes de algunos miembros de nuestra familia de Especialistas en Excel:
En este artículo te hago una recomendación y también quiero reconocer a quienes decidieron participar con su aporte:
Un concepto bien importante el día de hoy y se trata de la regla 80/20 en Excel o también llamada Ley de Pareto, la cual es conocida por muchos, pero aplicada por pocos, sino sabes en qué consiste ya te explico:

Cuando se trata administración del tiempo la regla 80/20 es muy útil, ya que está esta regla establece que el 20% de tus actividades te generará el 80% de tus resultados, lo mejor de todo es que es aplicable en muchos ámbitos, se recomienda aplicarla en todo lo que hagas, de ahí depende el éxito de todo lo que realices.

La pregunta que debes hacer es ¿Qué es ese 20% que genera el 80% de mis resultados?, cuando lo encuentres enfócate en ello, porque regularmente encontramos que se aplica de forma contraria, es decir, el 80% de las actividades genera el 20% de los resultados, a nivel laboral esto implica que muchos empleados se lleven trabajo para su casa, no es trabajar más, es trabajar mejor, la regla 80/20 te ayuda en esto.

Ahora, te preguntarás qué tiene que ver esto con Excel, mi respuesta es que tiene TODO que ver con Excel, cuantas veces a la semana haces lo mismo en Excel, aplicas las mismas fórmulas, el mismo formato, los mismos gráficos, o quizás tu no, pero si compañeros tuyos, ¿se te hace familiar esta situación?

Hablemos de números: Sí haces la misma actividad en Excel todos los días, solo cambias la información y uno que otro título, y tienes un archivo base al cual le borras la información cada que necesitas, digamos que esto te consume 15 minutos (regularmente es más, cierto?), esta actividad la haces 5 veces a la semana, calculando sería así:
15 min x 5 días de la semana x 4 semanas del mes = 300 min = 5 horas

Quizás estés pensando, Alfonso 5 horas no es mucho tiempo al mes, yo te respondo, ¿cuánto vale una hora tuya?, no cuanto te pagan por una hora, sino cuánto vale una hora compartiendo con tu familia?, multiplicala por 5, la respuesta ya no es la misma ¿verdad?

Sea este caso el tuyo o no, lo importante es que apliques la regla 80/20 en Excel para optimizar el tiempo, aquí te explico cómo se hace:

1. Sí constantemente necesitas la misma estructura (campos o columnas, títulos, formato, etc), considera manejar plantillas en excel para que no tengas que estar creando copias de archivos que implica que estés borrando la información que no necesitas para diligenciar los nuevos datos (en otros artículos ampliaré más acerca del uso de las plantillas).

2. Cada que estés construyendo un nuevo archivo, no pienses que solo lo utilizarás en ese momento, piensa que más deberías tener en cuenta en ese archivo que más adelante puedas necesitar, sí haces esto estarás siendo proactivo, lo cual te permitirá ganar tiempo importante más adelante.

3. Deja de pensar que la estética es lo más importante de Excel (Sí es tu caso), si vas a presentar información, ¿qué cree es lo más importante?:

  • Que digan woww que bonito, por favor explícame ¿qué significa cada cosa que está ahí?,
  • O qué te digan, muy claro el informe, detallemos aquí o allá, lo demás está muy claro, no necesitamos detenernos ahí.

La segunda cierto?, yo también creo que eso es lo más importante.

No estoy diciendo que lo estético no es importante, solo que no nos olvidemos de lo más importante en los informes, que es el entendimiento rápido de lo que se está mostrando, ya que basados en la información se toman decisiones en las empresas.

4. Este punto tiene mucho valor para mi, ya que representa el conocimiento, el sentimiento de colaboración y sobre todo el compartir parte de experiencias personales y laborales por parte de miembros de nuestra familia de Especialistas en Excel, disfruta estos valiosos aportes:

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Aportes de nuestra familia:

David Vela Bardales
Muy cierto. Está claro que la optimización es un buen punto para reducir tiempos.

Juan Carlos Giraldo González
Las personas que trabajamos administración necesitamos una agenda practica para manejar nuestro tiempo y actividades

Julieth Azcúntar Durán
Otra actividad que nos quita mucho tiempo es cuando hacemos extracción de datos de un sistema de información o bodega de datos, luego de extraer la información en archivos planos nos toca depurar los archivos quitando datos que no son necesarios, esta tarea la podríamos hacer mediante macros.

Lic. Humberto Canchica
De mi punto de vista y profesión (Contador) es vital el tiempo que le dedicamos a mostrar archivos en excel, más cuando esta información se monta con intenciones Financieras y la cual tiene un peso bien importante en la toma de decisiones por parte de los gobiernos corporativos de cada empresa.

En tal sentido, mi punto para la regla 80/20, sería la consideración del tiempo que dejamos de tener para analizar otras partidas en mi profesión, dado que le dedicamos un tiempo mas amplio al montaje de archivos, estructuras, formatos, que a los posibles análisis que deberían hacerse para asegurarnos de que estas cifras sean fidedignas a las operaciones económicas de las empresas.

Por consiguiente, mi punto seria con esta regla 80/20 poder dar un balance o una mejor distribución del tiempo, dentro las actividades que verdaderamente tienen peso dentro de la presentación de cualquier archivo de excel, con respecto al tiempo que se tiene dentro de las diferentes actividades que se realizan a diario.

Siempre agradecido, por tus ayuda y empeño en dar a conocer sobre esta valiosa herramienta de Excel.

José Augusto Tuberqui Ramírez
La estética es importante, pero cuando se trata de funcionalidad, la estética frena los resultados que queremos obtener, ya que un cuadro puede ser bien presentado pero a la hora de ponerlo a funcionar los resultados son tardíos ya que esto frena los procesos de excel. es mi modesta opinión. Gracias.

Arturo PC
Considero que además hay cálculos que se tienen que hacer frecuentemente en más de un libro de trabajo y son cálculos que a pesar de que conocemos el procedimiento para hacerlo, es posible crear formulas personalizadas con ayuda de las macros y guardarlas en el libro personal( no recuerdo si se llama así) de tal manera que puede reutilizar las formulas una y otra vez sin necesidad de realizar los cálculos nuevamente.

Lo anterior porque a pesar de que Excel cuenta con muchísimas formulas no contiene todas. O también se puede aplicar a formatos en cedulas ya predefinidas, a través de macros se pueden automatizar los formatos sin necesidad de invertir tiempo. En mi punto de vista es invertir tiempo, para agilizar nuestro trabajo.

Aníbal Arnez Antezana
Estimado Alfonso:

Agradecer tu tiempo y esfuerzo por las enseñanzas de las cuales muchas veces mi trabajo ha estado beneficiado.

Soy Economista de profesión pero los caminos de la vida me condujeron por el camino de la Contabilidad.

Hoy por hoy estoy pasivo en mi mercado laboral esperando una oportunidad pero en el oficio, me he valido de una archivo en calidad de plantilla para hacer planillas y a momento de realizar las boletas de pago he recurrido al ACCESS y me pregunto si existe alguna macro que me permita realizar la impresión continua como lo realiza los formularios de ACCESS. Siempre he estado pendiente de que publiques un tutorial de esta naturaleza.

Raymundo García Carrizales
Estoy totalmente de acuerdo contigo, ya que el 80% de los problemas está en el 20% de las causas y por lo regular realizamos esta forma de trabajo  utilizando plantillas o bien un formato ya establecido al cual solamente le llenamos los campos necesarios y en los casos en donde es posible, hacemos hipervínculos para la generación de gráficos.

Liliana López Rodríguez
Hola, lo útil de esta gran herramienta, (80/20) nos deja tiempo para una infinidad de cosas, como por ejemplo: realizar las actividades, tareas, en un menor tiempo y hacer útil el tiempo que gastamos inútilmente cuando no hacemos uso de esta.

Mil gracias.

Ariel Franco Rincón
Ing, Lenis buena noche,

Como le comente me gustaría aprender a desarrollar formularios para el el ingreso  de información y a través de una macro copiarlo y guardarlo en otra hoja, pues con un formulario se facilitaría el ingreso a las personas que no  tienen mucho conocimiento de excel.

César E.C.
Creo que es mejo crear una base de datos de forma diaria, una plantilla para el lunes, otra para el martes y que cada una de ellas se vaya acumulando en una hoja centralizadora a mi parecer es la forma mas optima de manejar Excel porque ahorras tiempo (no tienes que borrar campos todo el tiempo) y tienes información disponible de fechas pasadas. Espero te sirva

Arturo Matías Landero
 Creando una base de datos y exportando la información en un reporte dinámico es muy práctico y eficiente en tiempo y forma, que cada uno de nosotros buscamos en esta aplicación

Rafael Viana G.
Podemos estructurar una buena tabla dinámica y en menos de 10 minutos obtenemos información valiosa diariamente con solo actualizar todo. Ejemplo obtendríamos las ventas diarias, como vamos con el presupuesto, las ventas por vendedores y por regional, la utilidad etc., lo cual nos sirve a primera hora para la buena toma decisiones y la retroalimentación. etc.  

Daniel Sánchez
A mi gustaría aprender cómo hacer una plantilla de tabla dinámica, yo utilizo tabla dinámica con campos calculados, lo que me lleva a que cada vez que utilizo una tabla dinámica debo estar colocando las columnas con campos calculados e introducir manualmente cada formula

Jorge Hernández
Espero haber entendido:

En mi trabajo hay que entregar reportes y tienen que tener cierto formato, así que mis compañeros invertían alrededor de 40 minutos promedio en realizarlos, por lo que me di a la tarea de analizar la situación, y encontré dos situaciones:

1.- Había campos que no eran necesario utilizar y/o capturar (datos basura); es decir de 45 campos a llenar se redujo 15 campos

2.- Cree una procedimiento que al presionar un botón te configuraba la información en 4 segundos

Resultado: ahorro de tiempo y esfuerzo de 40 minutos el tiempo se redujo a 25 minutos promedio

Renato Rebaza
Estimado Alfonso;

Antes que nada quiero felicitarte por tu web.

En mi caso, la ley de Pareto la estuve aplicando en las empresas donde trabajé aproximadamente hace más de 10 años, dicho teorema en la mayoría de casos sí es aplicable pero en algunos pocos tienen sus excepciones (pero son  minorías). La generación de dicho teorema lo utilizábamos en varios criterios según la problemática que se deseaba controlar.

En mi caso aplicaba conexiones directas a la base de datos del servidor (SQL) a través de VBA para obtener la información. En una empresa nos apoyábamos con SQL server 2008 por el gran volumen de información (en ventas, por ejemplo, se generaban un poco más de 2 millones de transacciones en la tabla de ventas en forma diaria).

Con respecto a tu solicitud mi aporte sobre la regla de Pareto sería la siguiente:

a) Si bien la regla de Pareto hace mención 80/20 (dos variables), por qué entonces se le llama también análisis ABC (tres variables)?

Respuesta: El economista Italiano Wilfredo Pareto establece el principio 80/20. Juran, en Calidad Total agrega la variable C. En el teorema    original los productos que están por debajo del 80% de la participación acumulada son los tipo A (los más importantes), el 20% restante son los B o menos importantes. Pero al trabajar con tres variables, a los B anteriores (o 20% del resto y sólo a ellos) se les aplica un nuevo Pareto y se observa que los A de este segundo Pareto abarcan hasta el 95% incluido (es decir menos del 96% ) de la participación acumulada del primer Pareto aplicado, quedando como tipo C (los menos importantes) el 4% del acumulado.

Normalmente los límites de la clasificación ABC son 80-15-5, es decir 80% para los A, 15% para los B y 5% para los C en el acumulado. Pero estos criterios son flexibles según la naturaleza del negocio o de la política que tenga la empresa donde se aplique: unos utilizan 60-30-10, otros 60-20-20, 80-10-10etc.

Lo que sí es fundamental (al menos en una empresa) que todos utilicen el mismo criterio para los mismos controles que se realizan, es decir, si el área comercial utiliza 80-15-5 las otras áreas deben utilizar esta proporción para el mismo análisis, si no se generaría confusión.

b) Hay casos que el Pareto no cumple la relación 80/20, como por ejemplo cuando el número de productos en una empresa son muy pocos, otros casos simplemente no es aplicable (en mi experiencia por supuesto)

c) Como sabemos, en la teoría de decisiones Gerenciales ninguna de ellas abarca todas las circunstancias y escenarios posibles, es por ello que se deben utilizar varias técnicas para tener un panorama más completo y tomar las mejores decisiones (punto de equilibrio, apalancamiento operativo y financiero, indicadores logísticos y financieros, proyecciones con series de tiempo, etc.)

d) El teorema de Pareto es muy útil pero hay que saberlo interpretar. Un error que cometía un Gerente de Ventas de una empresa era única exclusivamente enfocarse en los A y quería eliminar los B y los C, craso error, porque había productos que eran B por baja temporada o por que el proveedor no podía abastecernos, sin embargo en el mercado eran sumamente importantes. Estos productos hay que tenerlos en cuenta, en algunos casos se tendrán que eliminar algunos pero no se puede eliminar a todos, para ello hay que ver el tipo de producto, su rentabilidad y la estrategia empresarial de desarrollo.

e) Una tremenda limitación del Pareto cuando se aplica a las ventas de la empresa es que es un análisis interno y, a veces, no se toma en cuenta la demanda del mercado para el análisis, para esto las áreas de marketing o de inteligencia comercial deben conseguir la información del mercado para poder integrar la data y tomar mejores decisiones. Así pues, internamente un producto puede ser C (muy poco importante) pero un A en el mercado.

Otro error al aplicar el Pareto a las ventas es que no toma los productos con stock en almacén que no han tenido ventas, es por ello que siempre se debe de considerar todos los productos con los que trabaja la empresa, tengan o no tengan ventas.

Bueno Alfonso, por ahora es lo que te puedo comentar del teorema y unas pocas conclusiones.

Freddy Loayza Saravia
Yo considero que debemos tener disciplina y orden en las actividades que realizamos  y lograremos el 80/20

Emmanuel Santana Solano
Buenas, gracias por el mail, me parece interesante la forma en como una plantilla se puede convertir en una herramienta de maximización del tiempo y la eficiencia. Seria de mucha ayuda e interés la explicación o aclaración de como pudiéramos crear o convertir un archivo existente en una plantilla en excel. 

Lic. José Ramón Ramos
la verdad es que todos los puntos mencionados en el artículo dan con certeza en lo que se refiere al ahorro de tiempo en las tareas que se realizan en Excel. Un punto a considerar en esta regla es el de aplicar cuantas herramientas de excel sean necesarias para desempeñar y realizar las tareas en Excel para tener mejores resultados,

automatizando las plantillas utilizando las macros Para presentar los informes usando las tablas dinámicas y los filtros avanzados esto nos ayuda para tener las informaciones a tiempo cuando los jefes o directores de departamentales nos piden las informaciones.

Netzer Giammaria C.
La verdad es muy interesante esta información, eso trato de aplicarlo en todos los campos de mi vida para así ganarle tiempo al tiempo.

Ricardo Silva
Excelente aporte.

Con respecto a este tema:
Normalmente al empezar un nuevo mes tengo que nuevamente crear un archivo en excel para hacer seguimiento a los despachos diarios de las 15 tiendas a cargo, lo cual me resulta tedioso.

Por lo que necesito ayuda en: Cómo hacer una plantilla y mantenerla guardada y cada vez que empiece un nuevo actualizar la información.

Fernando Saavedra
Alfonso

Me alegra que hayas tocado esa regla 80/20, es cierto todo lo que mencionas. Yo he pensado en otra actividad que puede aplicarse dicha regla, quizás no tenga relación con excel y mucho menos con el trabajo que hago. Esa actividad es ventas, existen muchos vendedores que pueden obtener mejores y más ingresos por comisiones de lo que ellos piensan, solo que no se han dado cuenta de esta importante regla 80/20 y peor aún no saben cómo aplicarla. Tu explicación y comentarios son excelentes y te lo agradezco de mi parte.

Bien, gracias por la orientación y enseñanza de manejo de excel que nos das mediante tu blog y el canal de YouTube, estoy siguiendo todas tus publicaciones y reconozco que me falta tiempo para verlas completas todas.

Gracias.

Ivanvelma
Soy maestro y utilizo este programa para muchas ayudas, entre ellas:

Listas de asistencias diarias, mensuales y anuales y sus análisis, me sirven en excel.

Listados de notas, promedios, estadísticas de notas y otros análisis por cuatro períodos al año.

Informes de tareas y actividades y sus tiempos utilizados en el uso de la plataforma virtual, por docente, programa-actividad y estudiante.

Sistema de gestión de la Calidad de la Institución Educativa, todo sus sistema está organizado en excel.

Los horarios de clase por semana, día, hora clase y área-docente. Cada año se actualiza.

Comments

  1. By ctorres

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  2. By rafael viana

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  3. By ISMAEL SEGUNDO HERNANDEZ ESCOBAR

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  4. By romaye

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  6. By eduard medina

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