Cuando se combinan las herramientas formato condicional en Excel con segmentación de datos de las tablas dinámicas en Excel, los resultados son sorprendentes, funcionales y muy vistosos, en el presente artículo te explico paso a paso cómo llegar a la solución requerida.

Lo más importante cuando realizas un trabajo o una presentación ya sea a nivel empresarial o personal, no es lo vistoso que se vea (con esto no quiero decir que lo vistoso no sea importante), ni lo fácil que sea utilizarlo (también esto es de importancia), en su orden de ideas, lo más importante es que la información que estés mostrando o compartiendo sea real y verídica, que sea fácil de entender y claro está que sea fácil de utilizar y fácil de implementar, en este caso, el formato condicional en Excel con segmentación de datos de tablas dinámicas, permite alcanzar los puntos mencionados anteriormente teniendo en cuenta si se aplica correctamente.

Alicia es quien tiene la necesidad, en su momento para dar solución a lo que necesitaba su jefe, se le ocurrió utilizar filtros en Excel, esta opción es válida porque permite aplicar determinada condición sobre los datos y solo se visualizaran aquellos registros que cumplan dicha condición, sin embargo, le realizamos la siguiente pregunta a Alicia teniendo como punto de referencia los filtros en Excel y el formato condicional en Excel con segmentación de datos:

Alfonso: Alicia, ¿lo que necesitas es ingresar o seleccionar el cargo y con base en ese cargo seleccionado que te muestre o visualice los registros de empleados que tienen ese cargo?

Alicia: Correcto Alfonso, eso es lo que necesito y sobre todo que sea algo rápido, es decir, que se muestren los resultados rápido porque a mi jefe no cuenta con mucho tiempo y tampoco cuenta con mucha paciencia.

Estaba pensando en aplicar filtros, lo que sucede es que si selecciono un cargo a través de filtro y después quiero visualizar otro cargo, pues debo quitar el filtro anterior y seleccionar el nuevo, no es algo complejo porque ya he trabajado con filtros, pero me gustaría que fuera algo más rápido, que solamente con un click se pueda aplicar la condición, no sé si eso se pueda hacer o estoy pidiendo mucho, jajajja

Alfonso: No te preocupes, que en Excel eso se puede hacer, otra pregunta Alicia, ¿deseas que al ingresar o seleccionar el cargo se destaquen o se visualicen las personas con ese cargo y que se continúen viendo los registros que no cumplan?, es decir, se mostraran todos los registros, los que cumplen y los que no, pero se resaltará con un color que tu definas los registros de empleados que tienen el cargo buscado.

Alicia: Si Alfonso, me gustaría que fuera así como indicas

Ya estando de acuerdo con Alicia en como desea la solución, te explico la combinación de dos excelentes herramientas en Excel que fue las que utilizamos como una opción entre muchas para dar solución a lo requerido, las cuales son formato condicional en Excel con segmentación de datos de tablas dinámicas, el orden para la aplicación de la solución fue la siguiente:

1. Crear tabla dinámica a partir de la información de empleados que se tiene
2. Insertar la herramienta segmentación de datos en Excel a través de la tabla dinámica creada
3. Aplicar formato condicional en Excel con base en el cumplimiento de la condición especificada o el cargo seleccionado

Para que aprendas el paso a paso de esta solución he creado este corto vídeo donde explico de una forma clara y fácil de comprender lo que debemos hacer y tener en cuenta al crear una solución con formato condicional en excel con segmentación de datos a través de una tabla dinámica.

Este es el primer vídeo de esta serie enfocada en formato condicional en Excel, te recomiendo que lo veas hasta el final, lo apliques y continúes con los siguientes vídeos de esta magnifica serie, te dejo con el vídeo desde cero.