En este recurso correspondiente al día No.18 del entrenamiento Reto40Excel te explicaré una opción en las tablas dinámicas en Excel que es muy útil, pero muy poco utilizada por algunos y desconocida para otros. La opción que hacemos referencia en las tablas dinámicas en Excel es Agrupar la información, como su nombre lo indica nos permite organizar los datos que se muestran en la tabla dinámica a nivel de grupos o por familia como algunos lo llaman.

Si tienes una base de datos o listado en Excel donde se encuentra la información de los estudiantes y las carreras que están cursando en una universidad y requerimos saber cuántos estudiantes hay por carrera, podemos generar esta información rápidamente a través de tablas dinámicas en Excel, adicional, si necesitamos saber la cantidad de estudiantes por área de conocimiento y el campo área de conocimiento no se encuentra en nuestra base de datos, se tienen dos opciones, la primera es agregar este campo a la base de datos y comenzar a identificar a cada carrera que área de conocimiento le aplica, es una tarea manual y dispendiosa si tienes muchos datos, la segunda opción es manual y menos dispendiosa, que es identificar las carreras en las tablas dinámicas en Excel e identificar qué área de conocimiento le corresponde a cada carrera, utilizar la opción de agrupar y asignarle un nombre a la agrupación.

Para agrupar manualmente en tablas dinámicas en Excel, se deben seleccionar los elementos que se desean agrupar en una misma familia o grupo, click auxiliar y seleccionar la opción Agrupar, posteriormente se debe asignar un nombre a la agrupación o en su defecto se deja el nombre propuesto por Excel.