Cómo Actualizar una lista desplegable en Excel de forma automática

Actualizar lista desplegable en ExcelLa necesidad de actualizar una lista desplegable en Excel de forma automática es para muchos un “dolor de cabeza” porque están limitados a pedir colaboración de alguien que sepa de esta opción o simplemente esta necesidad les duplica el trabajo, razón por la cual para que comprendas bien lo que se va a explicar a continuación te indicaré paso a paso, por favor lee con atención las siguientes líneas:

La implementación de una lista desplegable en Excel nos permite ingresar elementos predeterminados en una celda o rango de celdas, lo cual se puede realizar restringiendo el contenido a la información configurada en la lista desplegable o se puede permitir cualquier valor en las celdas seleccionadas si así se desea.

Para iniciar en la parametrización de la información de una lista desplegable en Excel, los datos fuente (o donde se encuentren los datos de la lista) se pueden tomar de tres formas distintas, la primera radica en seleccionar las celdas que contienen la información, la segunda en asignar un nombre a un rango de celdas y la tercera consiste en asignar  un nombre de un rango de celdas que se actualice de forma automática.

Sí hasta aquí nos has comprendido mucho, por favor continua, esto hace parte de la parte conceptual, ya sabes que nuestros artículos son una parte conceptual y práctico, ya viene el paso a paso más adelante, continuemos…

El beneficio de actualizar una lista desplegable en Excel de forma automática garantiza que los datos o valores que siga ingresando o modificando en las celdas de los datos, se visualizará inmediatamente en la celda donde se encuentre la lista, esto evita que no se tenga que actualizar de forma manual la información.

Para que una lista de Excel se actualice automáticamente, se debe asignar nombre a un rango de celdas y posteriormente editar el nombre del rango de celdas, luego aplicar una función que permita que el contenido de una lista desplegable sea automático.

Los pasos para que una lista desplegable se mantenga actualizada son los siguientes:

  1. Se debe seleccionar el rango de celdas que corresponden a los datos de la lista despegable
  2. Crear el nombre para este rango de celdas
  3. Ir a Ficha Fórmulas, en zona de Nombres definido, seleccionar la opción Administrador de nombres
  4. Editar el nombre definido e ingresar la fórmula =DESREF(profesiones!$B$2;0;0;CONTARA(profesiones!$B:$B)-1), la cual permitirá calcular la última fila que contiene los datos de lista desplegable

A continuación se visualiza el video paso a paso donde aprenderás como se actualiza una lista desplegable en Excel:

42 comentarios en “Cómo Actualizar una lista desplegable en Excel de forma automática”

    1. Ingeniero, me encanta su método y la dedicación con que se brinda a la enseñanza, soy apenas aprendiz, en febrero debo rendir final, soy estudiante de Psicología, en el verano debo prepararme, gracias¡¡¡¡¡¡ por compartir amablemente sus conocimientos, le deseo muchos exitos¡¡¡

      1. Hola Nery, muchas gracias por tus palabras, de verdad que es muy fácil y gratificante hacer algo cuando nos apasiona, te deseo muchos exito en tu final, con preparación todo es más fácil, un abrazo.

  1. Antonio Ricaurte Rojas

    Excelente enseñanza, Alfonso. Sin embargo, quisiera aprender a agregar datos en una lista desplegable digitando el dato en la propia columna donde se encuentra la validación. Es decir, si en una lista no tengo un dato, lo digito e inmediatamente se incorpora en la lista. ¿Podrías indicarme cómo hacerlo? Gracias.

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  4. hola! estoy intentando actualizar una lista desplegable ya creada.
    el video es muy bueno, sencillo y facil de seguir.
    el problema es que cuando termino de ejecutar la formula, la lista desplegable a desaparecido de la celda….no exite ni siquera el nombre del rango que engloba la informacion que quiero ver en la lista…. sabrias decirme que es lo que se me pasa por alto?
    muchas gracias por tu ayuda

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  6. Maritza Aguilera

    Gracias Alfonso!!, muy bueno el tutorial y el video excelente me ayudo mucho, ya que hace bastante tiempo había intentado realizar este tipo de listas.
    Un abrazo

  7. Hola tengo una gran duda y que no puedo encontrarla aún, mi duda es la siguiente:
    Supongamos que tengo una tablita con varios nombres, luego en otro campo creo una validación de datos tipo lista, en dicho campo me da la opción de todos los nombres que fueron creados en la tablita, selecciono una de las opciones por ejemplo “Efectivo” y obviamente el campo queda con ese dato, ahora viene mi duda, si yo cambio el nombre de “Efectivo” de la tablita a “Efectivoooo”. ¿Que tengo que hacer para que el campo que tiene la validación de datos tipo lista, con el dato insertado “Efectivo” cambie ahora automáticamente a “Efectivoooo” sin tener que volver a desplegar las opciones que me entrega la lista.

  8. Buen día.
    Muy útil la lista despegable automática; sin embargo, tengo una dificultad con mi caso en particular.
    Tengo una base de datos con una cantidad enorme de datos y clientes, los cuales hay que ingresar a diario. Muchos de estos clientes se repiten. Que hice para poder visualizar mi base de datos de forma agradable, utilice una lista desplegable de mis clientes y los valores o datos de estos clientes, con un buscar v. Mi dificultad está con mi lista desplegable, pues esta lista está atada a una lista de registros únicos; con tu explicación de lista despegable automática solucione una parte. Pero cómo hago para que los registros únicos se actualicen. O mejor, cómo puedo obtener una lista de clientes que no se repitan y se actualicen automáticamente.

    Gracias

    1. Hola Jairo, lo que recomiendo en tu caso es que la fuente de datos, de donde se toman los elementos para crear la lista desplegable se actualice automáticamente dejando solamente elementos únicos, esto se puede lograr con una macro, es decir, la macro te actualizará este contenido y te dejará solo la información que necesites, si requieres de mayor apoyo al respecto, por favor escríbeme al email admin@especialistasenexcel.com, saludos.

  9. Saludos, excelente explicación. Existen fórmulas o secuencias que son muy necesarias. Tengo una sola inquietud. Mediante fórmulas (sin utilizar Macro) como se puede hacer una lista de validación desplegable que se actualice automáticamente (como ya lo explicó Ud muy bien) pero que no muestre valores repetidos o duplicados, ni ceros. Gracias por su aporte.

    Saludos Emerson

    1. Hola Emerson, en Excel casi siempre vas a encontrar diferentes caminos para obtener el mismo resultado, tendremos en cuenta tu inquietud para futuros vídeos y explicar otra posible forma de conseguir lo mismo, muchas gracias por comentar.

  10. Muchas gracias por la ayuda, me gusta mucho manejar excel no soy experto a pena estoy aprendiendo trucos y a medida que aplico una formula un acceso rápido o una combinación de teclas me surgen nuevas dudas, por ahora es agradecer por este espacio espero poder aprender mucho de todos feliz tarde.

  11. Hola Alfonso, como siempre magnífica solución, un pequeño detalle a considerar es que las listas desplegables es conveniente que estén ordenadas, de otra forma su uso se vuelve muy complicado y más cuando van creciendo paulatinamente sus elementos, si están desordenadas el proceso de captura se vuelve lento y tedioso, Por ejemplo, nosotros lo usamos para desplegar instructores, los cuales se incrementan paulatinamente, si los agregamos tal cual, aparecerá Lenis después de Zarazua por ejemplo y no después de Lara, debiendo buscar entre todos los instructores hasta que encuentres el Lenis adecuado, y si sabemos que puede haber más de uno, considerando su segundo apellido o su nombre completo la cosa se complica más aún. Saludos

  12. Me gustaría saber como quitar los espacios en blancos si es una formula lo que tengo en la lista al ser una formula y arrastrar la lista lo toma como un valor en blanco.

  13. Sr. Lenis,
    Me ha gustado mucho su presentación, se vé que Ud. tiene gran conocimiento del tema.
    Pero tengo una inquietud, como podría hacer para que una tabla de datos se actualice automáticamente cuando agregue mas registros en la parte inferior?
    Esto lo digo en razón que, cuando se utiliza recursos como resaltador automático de filas y columnas en una base de datos grande, se pone muy lento, creo es porque he dejado muchos espacios en blanco referenciados abajo de la tabla para ampliación de nuevos registros?.

  14. ANDRES PEREZ VERGARA

    Hola Alfonso lenis, como estas.
    Compadre tengo un problema con un programa en excel que estoy haciendo pero no he podido solucionarlo y me gustaria su ayuda, tengo un programa que estoy haciendo de prestamo de dinero en una hoja (Hoja1) tengo valor del prestamo, fecha del prestamo, dias de intereses valor intereses el cual cambia diariamente, y en otra hoja (Hoja2)tengo saldo total de intereses, pero el saldo total no se actualiza diariamente
    Como hago para que al momento de cambiar en la hoja1 cambie en la hoja2.
    Nota en la hoja A1 no estan en forma continua los prestamos ya que hay varias clientes.
    Te agradezco la ayuda.

    1. Especialistas En Excel

      Hola Andrés, recomendamos investigues éstas funciones en Excel NPER, PAGOINT y TASA, se usan específicamente en tu problemática. Vamos a evaluar tu requerimiento para un futuro contenido. Saludos

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