7 buenas prácticas en Excel que debes implementar para ser productivo

Buenas prácticas en excelComo objetivo principal de nuestro proyecto Especialistas en Excel tenemos hacer de esta herramienta un aliado estratégico para la productividad y no un dolor de cabeza, por tal razón para alcanzar este objetivo se considera de vital importancia conocer y aplicar buenas prácticas en Excel, porque con buenas prácticas se adquieren buenos hábitos de trabajo en la hoja de cálculo y si no se tiene buenos hábitos y buenas prácticas en excel se puede asegurar que se está desperdiciando tiempo valioso y esto afecta notablemente la productividad.
A continuación se comparten tips y trucos que consideramos como buenas prácticas en Excel para elevar tu productividad, sin embargo si consideras que puedes aportar otras buenas prácticas referente a este tema hazlo desde la zona de comentarios, todos los aportes son bienvenidos:

Buena práctica en Excel No. 1
Utiliza rangos de nombres en las fórmulas: Al implementar rangos de nombres en Excel se obtienen varios beneficios, como es simplificar las fórmulas, también es mucho más fácil actualizar dichas fórmulas cuando el rango de datos no es el mismo y como beneficio relevante es que la carga para Excel es mucho menor, por ende el tiempo de respuesta estará optimizado.

Buena práctica en Excel No. 2
Cuando se trabaja con un volumen de datos considerable en Excel, se recomienda segmentar o dividir los procesos en la hoja de cálculo. Cuando se habla de segmentar se hace referencia a distribuir la información o procesos de acuerdo a lo que se haga en cada una, te lo voy a explicar con un ejemplo:

Si se tiene la información de vendedores y todos los días se registra información de las ventas y al final de mes se generan determinados reportes con el fin analizar métricas y resultados, lo recomendable es que en una hoja de Excel se consigne la información de los empleados, como son los datos personales, es decir, esta hoja es una hoja de información fuente, en una segunda hoja se recomienda que se registre la información diaria de ventas y en una tercera hoja sea la de generar los reportes, esta forma de distribución hace que el seguimiento de un posible error sea fácil de detectar, hace que el seguimiento de los datos sea más fácil y sobre todo hace que pienses de forma ordenada y que se perciba por otras personas tu conocimiento y tu profesionalismo de trabajo.

Buena práctica en Excel No. 3
Implementa tablas dinámicas: En muchas ocasiones se evidencia pérdida de tiempo en algunas personas que al disponer de mucha información y necesitar un dato consolidado de forma rápida utilizan fórmulas con funciones, si requieren otro dato totalizado de la misma forma implementan más formulas, lo ideal es implementar tablas dinámicas que te permiten resumir y totalizar la información de forma mucho más rápida, con esta práctica no se quiere decir que la tabla dinámica remplaza una fórmula o varias fórmulas, lo que se pretende explicar es que en varios casos una tabla dinámica te evita el ingreso de muchas fórmulas y sobre todo este proceso es más rápido.

Buena práctica en Excel No. 4
Evita constantes en las fórmulas: Se recomienda en lo posible no utilizar datos constantes en las fórmulas ya que cada que se requiera modificar el valor implica modificar la fórmula también. Un dato constante es un valor que no cambia, por ejemplo si deseas implementar una fórmula para los registros del mes Enero e ingresas en la formula el mes “Enero”

¿qué debes hacer cuando desees generar el mismo informe para Febrero?

exacto, debes modificarlo en la fórmula, por tal razón lo ideal es que los valores que requieren ser modificados constantemente se encuentren en una celda y que la fórmula haga referencia a la celda, de esta forma cada que se requiera modificar el valor solo es cambiar el valor de la celda y no se tiene que impactar o modificar la fórmula en Excel.

Buena práctica en Excel No. 5
Ordene los datos: Para ayudarle a Excel en el procesamiento de información al momento de la búsqueda de un valor, se recomienda que siempre los datos se encuentren ordenados, si los datos se encuentran en desorden, Excel necesitará más recursos de acuerdo al volumen de la información, por eso se recomienda ordenar los datos de acuerdo a los campos de búsqueda principales.

Buena práctica en Excel No. 6
Controlar datos desde el ingreso: Hay un refrán que dice, “es mejor prevenir que curar”, para este tip aplica perfectamente este refrán, porque muchos de los errores que se presentan en las fórmulas de Excel corresponden a que se ingresó incorrectamente o se ingresó un dato permitido pero no esperado, por ejemplo, que para el ingreso del mes se debe escribir el número del mes (del 1 al 12), pero ingresan el número 13, este dato para nuestro ejemplo es permitido pero no esperado y esto genera error, es por ello que se recomienda dependiendo la necesidad, la implementación de la utilidad de validación de datos en Excel, ya que esta herramienta te permite restringir o controlar los datos que se ingresen, es decir, solo se permitirá el ingreso de la información que configures.

Buena práctica en Excel No. 7
Evite combinar celdas: La combinación de celdas genera más inconvenientes que beneficios, mejora la visibilidad, pero afecta la funcionalidad porque para actualizar una hoja con celdas combinadas es más dispendioso, es decir, toma más tiempo, de igual forma tiene un impacto negativo en el resultado de las formulas cuando se pretende quitar la combinación y esta celda combinada estaba referenciada en una fórmula, en lugar de esta opción se recomienda utilizar la siguiente opción:

Clic derecho o clic auxiliar sobre la celda, Formato de celdas >> Alineación >> Horizontal: “Centrar en la selección”.

El siguiente tip personalmente no lo considero como una buena práctica en Excel, lo considero como una obligación en Excel por tal razón aplícalo si o si:

Siempre que estés desarrollando una nueva fórmula o plantilla en Excel piensa: “¿Esto que estoy construyendo me servirá en el futuro?”, si tu respuesta es sí, constrúyelo como una solución para lo que estés necesitando en el momento y que puedas actualizarlo fácil y rápidamente la próxima vez que lo utilices, esto es productividad.

Si alguna de las herramientas o buena práctica que compartimos no conoces o no sabes como implementarla o ya la estás implementando cuéntanos en la zona de comentarios para ayudarte en próximos artículos.

Si consideras que este artículo te aportó considera compartirlo para que le aporte a otras personas, recuerda que somos lo que compartimos.

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  1. By Luis Jimenez

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  2. By Luis Antonio

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  3. By Jorge

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  13. By Jessica

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    • By Especialistas En Excel

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    • By Especialistas En Excel

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